LES PREPARATIFS ADMINISTRATIFS de la fête au 15 février 2012
Préparation fête forêt 2012
4ème réunion : Hauterives le 15/02/12 à 19h.
Présence : ADCF, ABCD, les Amis de Treigneux et les jeunes de St. Germain.
1) Budget prévisionnel :
Il est temps de reprendre certaines lignes, tout en restant dans du prévisionnel, et de détailler les chapitres : cf.annexe.
Ce détail permettra aux partenaires publiques de bien comprendre chaque poste de dépenses et d’appuyer nos demandes auprès des mairies, comm. de communes, Conseil général, Drôme des collines….
L’idée de la gratuité des entrées fait l’unanimité. A nous, donc, de trouver les financements.
2) Recherches de subventions :
Les 2 communes ont été sensibilisées et répondent favorablement : notre demande devra être formalisée par un courrier.
La communauté de communes des 4 collines, par la voie de son président, Florent Brunet, semble nous suivre… Reste à rencontrer celle de La Galaure.
Le conseil général a été contacté et pourrait nous apporter 5000€…
Pour le syndicat mixte de la Drôme des Collines, le taux de subvention de 40% sur certains postes semble en bonne voie…
Un courrier-type sera tapé, étoffé du nouveau budget prévisionnel, pour faire une demande officielle à chacun des organismes (Claude et Jocelyne).
La recherche de sponsors privés est lancée. Se rapprocher de Groupama, des banques, ….
3) Contenu de la journée :
- Claude nous informe de 2 conférences et visites :
Loïc Casset du CRPF pourrait informer sur les droits carbones ;
Jean René Laurent pourrait organiser une visite sur place basée sur les éclaircies de châtaigniers : Laurent propose sa forêt proche, TB.
- Se rapprocher de partenaires en rapport avec la filière bois pour multiplier les informations à proposer au public.
- De même, pour les exposants.
4) Repas et buvettes :
L’entrée étant gratuite, nous espérons beaucoup de monde et devrons gérer les repas.
L’idée de la cuisson d’un bœuf entier semble convenir à tous.
Trouver une équipe pro chargée de la cuisson et découpe. Quel prix ? se renseigner.
Le service à table ne convient pas : une idée est avancée : un plateau-bois et chacun pourrait aller se servir…. Voir si 1000 plateaux pourraient se faire ….
L’entrée est à définir : spécialité locale ? De même pour le dessert… Quel légume ?
Quel tarif ? 17€ ? Limiter à un nombre ferme.
L’idée d’un stand restauration rapide est proposée avec sandwichs, frites, diots, crêpes, ….
Cela semble possible, des personnes sont à trouver.
Du monde étant dégagé : des entrées gratuites, du service à table, cela semble jouable.
La buvette en carré semble + facile à gérer. Trouver des camions-frigos.
Le système de tickets est retenu : beaucoup d’avantages… ; surtout dans la manipulation d’argent toujours source de craintes. Ticket pour la boisson buvette, pour les buffets, à nous de définir le nombre de tickets pour une bière, une crêpe…. Sachant que le ticket serait à 1€, par carnet de dix….
Se renseigner aussi sur les déclarations à faire pour la restauration et les buvettes.
5) Convivialité.
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